ポイント: 効果的なIT予算管理は、戦略的計画と透明性を通じてITの取り組みを会社の目標に整合させ、目標達成のためのツールとして予算を使用します。定期的なレビューはコストを最適化し、時間の経過とともに価値を高めます。
- 予算は戦略的なツールとして扱うべきであり、恣意的な数字ではありません。
- 定期的なレビューはコストを最適化し、時間の経過とともに価値を高めます。
管理において「予算」よりも恐ろしい言葉はありますか？ 小さなチームを管理している場合でも、数十の部門を監督している場合でも、予算を組むことは恐怖やフラストレーションの感情を引き起こすことがあります。お金を求めることは常に怖いです – 特に、あなたがそれをどれだけうまく管理したかを判断されることを知っているときは。1年間の予測とお金の要求は、解決しなければならない謎のように感じたり、プレイしたくないゲームのように感じたりすることがあります。ITの滑りやすく、常に変化する世界を加えると、ビジネス収益を生み出すチームの予算を組むことは非常に困難です。それでも、多くの企業はそれをコストセンターとして扱っています。しかし、そうなる必要はありません。初めて予算を組む場合でも、経験豊富なベテランであっても、マルチクラウドの世界で機能するIT予算管理のヒントをいくつか紹介します。
やるべきこととやるべきでないこと：予算編成のベストプラクティス
予算は、目標を達成するために管理者が使用する多くのツールの1つです. 予算を恩恵や負債として考えるのではなく、ITの取り組みを金銭的投資と整合させる方法として考えてみてください。結局、会社はあなたが目標を達成するためにお金が必要であることを知っています。そして、あなたの私生活のように、予算は本質的に悪いものではありません – それは単に、あなたが達成したいことに再注目させるだけです。予算の項目に飛び込む前に、いくつかの一般的な予算アプローチを見てみましょう：
- 推測ゲームをやめる. 予算は戦略的なツールであり、自由なものではありません。つまり、特定の目標を支援するために支出を増やす、または他の分野で支出を抑えるという哲学やアプローチを持つべきです。しかし、一部の管理者は、実際の戦略やコンセプトの証拠なしに、単に今年の予算の10%を追加で要求する「推測ゲーム」アプローチを取ります。それを行うことで、あなたの仕事が今年は昨年よりも10%重要であるという信号を送っています。あるかもしれませんし、ないかもしれません。この推測ゲームは、あなたのチームの焦点を定義する権限を損ないます。
- あなたのお金のように予算を管理する. あなたがチームに達成させたいことへの所有権と責任を持つことは、お金を求めるランダムな要求を超えた思考方法を開くことができます。過去に不足していた分野を見て、新しいアプローチを検討してください。新しいトレンドを確認し、あなたのチームの作業に適用できるものがあるかどうかを見てください。あなたが管理者としてすでに持っているゲームに皮膚を入れることは、あなたが何がかかっているかを知っていることを示します。
- その「使うか失うか」メンタリティをやめる. 今年、割り当てられたお金をすべて使わなければ、上司が来年にもっとお金をくれないという考えは現実に根ざしているかもしれませんが、賢い財務上の動きではありません。誰がこれをやるように言っているかに関わらず、これは悪い習慣であることが多いです：無駄遣いを助長し、将来のすべての支出の正当化を損ないます。
- チームに対して透明性を持つ. (少なくとも、できる限り) 一部の企業は予算について秘密主義であることができますが、直接の報告先がトレーニングやソフトウェアにどれだけ使えるかを正確に知ることができると、有益です – あなたは彼らの時間やあなたの時間を無駄にしていません。彼らはそれを評価し、あなたはより信頼できる関係から利益を得ることができます。
ITマネージャーのための初めての予算のヒント
新たに任命されたマネージャーは、予算編成に対して圧倒的な恐怖感を抱くことがよくあります。結局のところ、あなたはITの専門知識と人材管理スキルのいずれかの組み合わせで昇進したかもしれませんが、予算をまとめたことがない場合、それはあまり考えたことのないスキルかもしれません。あなたの前のすべての人が職場で予算を学んだことを思い出してください。これらの実用的なヒントと共に、自分の時間を先に投資することで、混乱と不確実性を整理するのに役立ちます：
- 既存の予算を基準として扱う. 現在の予算を注意深く見直す, 自分自身またはそれを作成した人に質問し、場合によってはそれに穴を開けてみてください。目標は、予算の方法論に同意することではなく、それがどのように作成されたかを理解することです。
- チームから学ぶ. 正式な会議であってもカジュアルな会話であっても、チームと彼らのニーズについて話し合ってください：彼らは昨年何にお金を使いましたか？ 彼らは来年に新しいハードウェアやソフトウェアやトレーニングが必要ですか？ 彼らに優先順位を付けさせてください – 何が最も必要ですか？ 彼らが好きだけどまだ必要でないトレンディなものは何ですか？
- 企業とチャットする. Cレベルの役員は、あなたが金銭的要求を行う前に、来年の一般的な予算をすでに設定している可能性があります。彼らが指針を示しているかどうかを確認してください – 彼らは昨年の予算の一定の割合内でなければならないと言うかもしれません。
- 助けを求める. あなたは会社で最初の予算を作成する人ではないので、専門家の助けを求めてください。財務チームに行き、彼らが予算アナリストを持っているかどうかを確認してください – 多くの企業が雇っている役割です。彼らは標準的な予算の質問、償却や減価償却などのより複雑なトピックを助けることができ、あなたの予算を承認するためのヒントを提供することもできます。あなたが尊敬するマネージャーにいくつか話を聞くこともできます。
- 予算クラスを受講する. 近くのコミュニティカレッジやビジネススクールで非財務専門家向けの予算クラスをチェックしてください。あなたは働くことで経費をカバーしてもらえるかもしれません。
- 予算の要求に優先順位を付ける. あなたが求めたものの90％のみが承認されたとしましょう – どのアイテムを削減できますか？ または、企業の収益が中間で不足しているため、削減を依頼されるかもしれません。最初から、どのアイテムが高優先度で、どのアイテムが低優先度であるかを知っておくことは、このプロセスをはるかに簡単にします。
IT予算のヒントとコツ
予算の維持に慣れてくるにつれて、あなたの予算がどのようにあなたのために機能するかについてより洗練された方法を得ることができます。あなたの予算を大きな企業の調和へのツールとしても活用できます。
- 他のチームと富を分ける. 昨年、あなたは通常よりもはるかに重い予算を持っていたかもしれません – 新しい雇用者を採用し、新しいハードウェアに投資し、チームの機能と哲学を変更しました。だから、チームプレーヤーになり、今年はより「通常の」予算を検討してください。あなたの予算があなたのマネージャーの全体的な作業量にどのように位置するかを確認するために、あなたのマネージャーに尋ねてください。おそらく、今年は他のチームが成長できるようにスケールダウンする時期です。
- 人材を共有する. データサイエンティストを雇いたいが、フルサラリーを賄うための十分なお金がない。代わりに、パートタイムのデータサイエンティストを必要とする他のチームを見つけてください。チーム間で人を共有することで、その従業員のコストを分割することもできます。
- データベースとアプリを統合する. 現実的で実行可能な限り、データベースの統合はコスト削減に役立ちます。クラウド上にあっても、サーバー上にあっても、データがどれだけの場所に存在するかを減らすことで、インフラコストを削減できます。
- 融資オプションについて尋ねる. 購入や新しい従業員を雇う必要があるが、予算がない場合。インターンを探したり、ソフトウェアやハードウェアのベンダーに融資オプションを尋ねたり、新しいシステムを試すためにベンダーが概念実証プロジェクトを行えるかどうかを確認してください。予算が開くと、そのアプリが好きであることをすでに知っているため、そのコストを正当化する準備が整います。
長期的なIT予算のベストプラクティス
予算は決して1年の予測だけではありません。それは、何が機能しているのか、何が機能しないのかを測定する方法です。それは想像力と現実のテストです。これらのベストプラクティスをIT管理スタイルに組み込んでください：
- 毎月予算を見直す. どこで過剰支出または不足支出があったのかを確認し、その結果を確認してください。予算を前向きに管理することは、来年の予算がはるかに簡単で – 小さく – なることを意味します。また、失敗のトレンドやセットアップが見えてきます：たとえば、モバイルアプリに移行したいと思っているが、他の部分で過剰支出しているため、計画していたモバイル開発者を雇うことができない場合などです。
- 固定費と変動費を考慮する. 先行投資のCapEx支出は高価で柔軟性がなく、ハードウェアの購入や長期サービス契約を結ぶことでその価格に固定されます。しかし、サービスとしてのオプションを考慮することで、柔軟性とスケーラビリティを得ることができます。
- コミュニケーション. 予算はあなたのチームの目標を、管理者や企業全体、そしてもちろんチームに伝える方法の1つです。しかし、コミュニケーション自体も同様に有用です：トラックから外れている場合は、助けを求めてください。お金がどこに行っているのか分からない場合は、チームと話しましょう。成功した場合は、最良のプラクティスを共有してください。
予算の管理が上手くなるにつれて、コストと価値を最適化できます。これは、標準的なコストセンターとして扱われることと、ITが本当に収益を生み出す存在として認識されることの違いになる可能性があります。
ITコスト管理ガイド
これらの投稿は私自身の意見であり、BMCの立場、戦略、または意見を必ずしも表しているわけではありません。