エグゼクティブサマリー

Vibe Groupの人事（HR）チームは、毎月200以上の給与明細を手動で分割、識別、メール送信に数時間を費やしていました。このプロセスはエラーが発生しやすく、監査が難しく、機密データにリスクをもたらすものでした。子会社のマスタサポートと協力して、Vibe GroupはControl-M SaaSとAIを使用して、Sharepoint、ERP、メールを横断するプロセス全体をオーケストレーションしました。その結果、以前は数時間かかっていた月次ビジネスプロセスが約2分で完了し、手動介入は不要で、完全な追跡可能性があり、HRが戦略的な仕事に集中する時間が増えました。

会社概要

Vibe Groupは、ブラジルを拠点とする技術企業の集合体で、Vibe Tecnologia、マスタサポート、DNX Brasilが含まれます。ソフトウェア開発、アジャイルデリバリー、最新技術において深い専門知識を持っています。このグループは、信頼と透明性、イノベーションと卓越性、そしてソリューションの質という3つの柱に基づいて構築されています。

このプロジェクトを主導した子会社マスタサポートは、インテリジェントインフラストラクチャと監視ソリューションに特化しています。その使命はシンプルです：革新的なソリューションを構築し、それらを簡素化して、依存する組織に強力なパフォーマンスを提供することです。この専門知識により、マスタサポートはグループ内のすべての従業員に影響を与える問題を解決する自然なパートナーとなりました：給与明細の配布。

「私は、さまざまな業界の企業に革新的なITソリューションを提供することに専念した高度に資格のあるチームを率いています」と、マスタサポートのCEOであり、Vibe GroupのHR責任者であるロバートソン・バンデイラは言います。「我々のチームが自分たちの技術グループにその専門知識を適用できると完全に自信を持っていました。」

課題

毎月、Vibe GroupのHR部門は200人以上の従業員に給与明細を配布しなければなりませんでした。文書は単一の統合PDFとして到着し、チームは手作業で一連の手動ステップを通過しなければなりませんでした：

• 統合ファイルを受信して検証する。
• 給与明細を個別の文書に分割する。
• 各文書に関連する従業員を特定する。
• ERPシステムで各従業員の法人メールアドレスを調べる。
• すべての給与明細を個別に送信する。
• その途中でエラーをチェックする。

このプロセスは、毎月数時間のスタッフ時間を消費しました。さらに悪いことに、実際のリスクをもたらしました。手動での取り扱いにより、文書が誤った受取人に送信される可能性があり、給与明細には機密の個人情報および財務情報が含まれています。追跡可能性は限られており、生産性は低下し、組織は全体のワークフローに対してより強力な管理とセキュリティが必要でした。

解決策

Vibe Groupはマスタサポートに目を向け、Control-M SaaSとAIを使用して手動オペレーションをインテリジェントで統合された完全自動化ワークフローに変革しました。Control-M SaaSは中央のオーケストレーション層として機能し、SharePoint、AI駆動の文書識別、法人ERPシステム、メールサービスを調整して、各ステップが正しい順番で、正しいタイミングで実行され、プロセス全体にわたって一貫した可視性を提供します。

オーケストレーションされたワークフローは現在：

• 統合ファイルの到着をSharePointで監視します。
• 文書処理を自動的に開始します。
• 各給与明細にあるCPF（ブラジルの納税者識別番号）を特定するためにAIを使用します。
• 法人ERPシステムに問い合わせて各従業員を特定し、メールアドレスを取得します。
• 統合ファイルを個別の文書に分割します。
• 各従業員に正しい給与明細を自動的に送信します。
• 監査および追跡可能性のためにすべてのステップ、結果、および例外を記録します。

これは、従来のIT自動化を超え、アプリケーション、データ、AIサービス、ビジネスプロセスを1つの信頼性が高く、規制されたワークフローに統合するオーケストレーションです。

「私たちの運営方法は根本的に変わりました」とバンデイラは言います。「時間を節約するだけではなく、従業員と管理者の両方にとってシームレスで信頼性の高い体験を創出することが重要です。」

結果

影響は即座で測定可能でした。従業員にとって、プロセスはより迅速で信頼性が高くなりました。HRにとっては、敏感な月次ワークフローの可視性が向上しました：

• 毎月自動的に処理された給与明細が200件以上。
• 実行時間が数時間から約2分に短縮。
• ルーチン処理中に必要な手動介入がゼロ。
• 敏感な個人情報および財務情報の取り扱いにおけるセキュリティが改善。
• 標準化され、スケーラブルで完全に追跡可能なプロセス。実行ログが限られた手動追跡を置き換えました。

同様に重要なのは、自動化がHRチームの時間の使い方を変えたことです。繰り返しの運用タスクの代わりに、HR専門家は今や高付加価値の仕事に集中できるようになりました：従業員の開発、従業員体験の向上、およびビジネスへの戦略的なサポートの提供です。組織はまた、運用の予測可能性が高まり、プロセスの各ステップを監視する能力を得ました。

バンデイラはこう述べています：「Control-M SaaSを使用して、数時間の作業を必要とする月次プロセスを、約2分で完了する完全に自動化された、安全で追跡可能なワークフローに変革しました。HRチームはもはや繰り返しのタスクに時間を費やすことはなく、代わりに戦略的な活動にもっと多くの時間を割くことができます。」

今後の展望

Vibe Groupの給与明細プロジェクトは、オーケストレーションがITを超え、ビジネスを運営するための重要なプロセスにまで到達することで何が可能になるかを示しています。マスタサポートの専門知識とControl-M SaaSを中核に、遅くエラーが発生しやすい手動プロセスが迅速で安全、かつ完全に監査可能なワークフローに変わりました。

同じアーキテクチャはスケールする準備が整っています。Vibe Groupは、税金や収入の明細書の配布、オンボーディング文書の送信、利益の処理、休暇スケジュールの連絡、従業員記録の検証、HRプラットフォームとERPシステムの統合など、他の文書駆動型プロセスにもモデルを拡張できます。各新しいユースケースは、同じ規制された基盤上に構築され、運用負担を追加することなく行われます。