ポイント: 限られたスタッフで大規模なITプロジェクトを管理するには、小規模なチームに合わせて方法論を適応させる必要があります。このガイドは、厳格なシステムよりもプロセスを優先することを強調し、効果的な管理のための実践的な戦略を提供します。
- シンプルなプロジェクト命名規則と憲章を実施する
- 定期的な報告とコミュニケーションの実践を確立する
- サポートのための組織横断的な関係を構築する
対象読者
私のキャリアの中で、私は常にプロジェクト管理スキルを向上させることを試みてきました。大規模な組織には、プロジェクト管理プロセスを改善するための幅広いオプションがあります。私は常に、小規模な組織に適用できる概念を見つけるのが難しいと感じています。この記事は、以下の特徴を持つ小規模な組織を対象としています：
- 従業員数が1,000人未満
- 年間予算が5000万ドル未満
- プロジェクトチームは通常、正式なプロジェクト管理プロセスが少ない
- プロジェクト作業はしばしば多くの精査や計画なしに始まる
- ITスタッフは広範な責任を持つ（深い責任ではなく）
- プロジェクトスタッフは通常、プロジェクトの一部であることに加え、運用責任も持つ
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背景
すべてのマネージャーのキャリアのある時点で、彼らはプロジェクトリソースからプロジェクトマネージャーに移行する時期に達します。私はPMPの観点からのプロジェクトマネージャーの正式な定義を指しているのではなく、1人以上のチームのプロジェクトを担当することになる時期を指しています。
私も多くの人々と同様に、知識、トレーニング、専門能力開発を追求しています。最初のプロジェクトに遭遇したとき、自然と正式なプロジェクト管理トレーニングに目を向けました。私はプロジェクト管理ツールのクラスを受講し、プロジェクト管理に関する本を読み、無料（および有料）のプロジェクト管理クラスに参加しました。
このすべての専門能力開発を行った後、私はプロジェクトをより効果的に管理できると思っていました。しかし、この新しい知識にもかかわらず、私は自分が考えていた大規模プロジェクトの管理においてまだ非常に不十分であることに気付きました。
なぜでしょうか？
私はプロジェクト管理について多くのことを学びました。私はプロジェクト憲章、作業分解構造の生成、プロジェクトリスクおよび変更管理について学びました。私は異なるプロジェクト管理方法論にも手を出し、私の組織に合う正しいものを見つける必要があると思っていました。
しかし、私が学ばなかったのは、プロジェクト管理方法論を組織にとって大規模だが、完了するスタッフが小規模なプロジェクトにスケールダウンする方法でした。この記事は、小規模な組織にプロジェクト管理の実践を適応させるための第一歩として意図されています。
プロセスはシステムより重要
小規模なプロジェクト管理は難しく、始めるためのガイドは非常に少ないです。これにより、既存の方法論をあなたの組織に合ったものに適応する必要があります。私は小さく始めてからプロジェクト管理プロセスを成長させることを強くお勧めします。
簡単なアイテムから始めましょう。プロジェクト命名規則は良い出発点です。プロジェクトに公式な名前を付けることで、すべての人（支援しているベンダーを含む）が同じプロジェクトについて話していることが保証されます。たとえば、サーバーチームがプロジェクトをアクティブディレクトリ移行と呼ぶ場合、リーダーシップチームがそれをネットワーク改名プロジェクトと呼び、ベンダーがユーザーアカウントプロビジョニングプロジェクトと呼ぶことは望ましくありません。私は、一貫した命名の欠如が財務会計を不正確にし、プロジェクトが保留されるのを何度も見てきました。
クイックヒント：プロジェクト名に番号付けスキームを使用してください。私は、プロジェクトが開始した日付をYY/MM/DDで表すことを好みます。そうすれば、使用するシステムに関係なく、元の開始日でプロジェクトをすばやくソートし、古い文書フォルダーをアーカイブできます。例：170528-ActiveDirectoryMigration。プロジェクト番号は、プロジェクトライフサイクル中に発生する「ニックネーム」を回避するのにも役立ちます。
次に、財務のしきい値を選択し、そのしきい値を超えるすべてのプロジェクトに簡単なプロジェクト憲章を必要とします。これにより、小規模なプロジェクトチームは、変更による負担をかけずに、より正式なプロジェクト承認プロセスを信頼し始めることができます。最初の数回は、1ページまたは2ページの短い憲章から始めることが役立つと私は考えています。次のプロジェクトに必要な追加情報が必要な場合は、後で憲章テンプレートを修正する方が常に良いです。小規模なチームは、決して使用されないデータの収集に非常に不満を感じることがあります。また、この段階では、プロセスを調整する間は、非構造化文書に固執してください。基本的なワードプロセッシングアプリケーションやスプレッドシートで十分です。
基本的な承認プロセスを確立した後、プロジェクトポートフォリオ全体の関連する利害関係者に定期的なプロジェクト状況報告を開始します。小規模なプロジェクトチームは通常、3〜4のプロジェクト以上を持っているため、状況報告を行う際には10,000フィートの視点を維持することが重要です。それぞれのプロジェクトについて、シンプルな赤、黄、緑のステータスと予算状況が十分です。
今、あなたはおそらく「プロジェクト管理システムはいつ必要ですか？」と尋ねているでしょう。プロジェクト管理システムを探す前に、次のものが整っていることをお勧めします：
- プロジェクト憲章/計画を必要とする正式なプロジェクト開始および終了プロセス
- プロジェクトタスクを実行する2人以上
- 管理との定期的な報告のサイクル
これらの3つの要素を整えると、プロジェクト管理システムの選択がはるかに簡単になります。
プロジェクト管理システムはほとんどどれでも機能しますが、ITSM統合が理想
小規模なプロジェクトチームにとって、シンプルなプロジェクト管理システムは通常うまく機能します。ただし、理想的なシナリオでは、プロジェクト管理システムがITサービス管理システムに統合されていることです。リクエストとして入ってきたものが、完全なプロジェクトに成長することがあります。最初の顧客接触（およびそれに関連するコミュニケーション）を関連付けることができることは、プロジェクトの成功と初期の意図を理解する上で重要です。「このプロジェクトはどのように始まったのだろう？」と思ったことはありませんか？ITSM統合は、その質問への答えを提供することができます。
タスクマスターになれ
小規模なプロジェクトチームを管理する際の最も難しい部分は、プロジェクトとタスクの違いを知ることです。プロジェクトとタスクの違いについては、インターネット上にいくつかの説明があります。ただし、私は次の定義を使用して小規模なプロジェクトチームを運営しています：
タスクは、定義された出力を持つ1日以上の作業活動であり、特定の時間枠内で完了しなければなりません。
プロジェクトは、特定の製品、サービス、または結果を達成するために相互に関連したタスクの集合です。これは、プロジェクト管理機関の定義を修正したもので、プロジェクトは「ユニークな製品、サービス、または結果を作成するために行われる一時的な試み」と定義されています。
小規模なプロジェクトチームが大規模なプロジェクトで成功するためには、プロジェクトマネージャーは常にプロジェクトタスクの状況を把握し、プロジェクト成功への障害が現れたときに対応する準備をしている必要があります。これを維持する最も効果的な方法は、「プロジェクト報告はプロジェクトタスクの一部である」という原則に従うことです。キャリアのある時点で、「タスクの状況を更新しなければ仕事をする時間がない」と言う人が現れます。作業は、組織がそれを完了したことを知るまで完了ではありません。言い換えれば、プロジェクトが完了していることを知ることは、実際に作業が完了していることと同じくらい重要です。組織がタスクが完了していることを利用できず、次の作業に進むことができない場合、そのタスクは完了していません。
小規模なプロジェクトマネージャーは、プロジェクトの範囲を厳密に制御する必要があります。これは、タスクの割り当てを受けた人が、大規模な組織の仲間よりもはるかに自由に決定を下すことができる場合があるため、特に難しいことがあります。さらに、正式な変更管理プロセスは、小規模なチームでは過度に負担となる可能性があります。小規模なプロジェクトマネージャーは、タスクの期間を1週間以内に保ち、期限を過ぎた項目を厳密に監視することが不可欠です。タスクの遅れは、通常、小規模な組織でのスコープの膨張の兆候です。
プロセスを適正化する
小規模なプロジェクト管理プロセスが改善されると、必然的に複雑さが増します。複雑さが適切であり（実際にプロジェクトの成功を促進するのに役立つ）ことを保証するために、プロジェクトを分類する以下の方法を検討してください。
- 小規模プロジェクト – これらは、正式なWBSなしで更新を取得するだけで簡単に追跡できます。WordPress用の新しいプラグインを購入することなどがこのカテゴリに入ります。もう1つの例は、「すべてのスタッフが必須のトレーニングを完了すること」です。このようなプロジェクトは通常、柔軟な完了日を持つことができます。
- 憲章が必要なプロジェクト - これらは、最初のラインマネージャー以外の承認を必要とするプロジェクトですが、重要な財務投資を含むことはありません。主要な成果物/マイルストーンの要約が通常、管理承認に十分です。
- 小規模チームのための大規模プロジェクト - これらのプロジェクトは通常、チームにとって重要な時間および/または財務投資を含みます。40時間以上の作業と1人以上のチームメンバー、25,000ドル以上の費用がこのようなプロジェクトに適しています。
プロジェクトのサイズに応じて文書を適切に保ってください。また、プロジェクトが成長した場合は、「このプロジェクトは予想以上に大きくなったので、適切な文書を整える時期です」と言うことをためらわないでください。
関係、関係、関係
小規模なチームで大規模なプロジェクトを管理する最も重要な部分は、組織内で意味のある作業関係を確立することです。小規模なプロジェクトチームは通常、広範なスキルセットを持つため、スキルが深くないです。問題が発生したとき、成功するプロジェクトマネージャーは、組織内を見渡し、助けを求めることができる必要があります。組織内の主要なリーダーとの良好な関係を持つことで、ほとんどの障害を迅速に克服することができます。
ベンダーとの優れた関係を持つことも同様に重要です。あなたが働きやすく、ベンダーがあなたと働くのが好きであれば、必要なときにお願いをするのがずっと簡単になります。外部リソースに連絡して素早く質問する能力は、タスクを時間通りに完了することと遅れることの違いを意味することがあります。
ITリーダーシップとベストプラクティス
これらの投稿は私自身の意見であり、必ずしもBMCの立場、戦略、または意見を代表するものではありません。