ポイント: 成功するITニュースレターを作成するには、コミットメント、確固たるコンテンツ戦略、魅力的なプレゼンテーションが必要です。定期的な更新は、ユーザーのITプロセスの理解を改善し、ビジネス目標に一致させるのに役立ちます。
- 一貫したコミュニケーションを約束してください。
- マルチメディアを利用してエンゲージメントを高めてください。
- 将来のプロジェクトについて話し合い、より良い整合性を促進してください。
私はこれまで、組織全体とのコミュニケーションレベルに100%満足しているITグループを見たことがありません。コミュニケーションを改善するために、多くのグループは定期的なニュースレターを作成し、ITで何が起こっているのかについての情報を提供しようとします。この取り組みを組織内で検討している場合は、投資した時間に見合うようにするためのヒントを考慮してください。
コミットメントを持つ
ニュースレターの必要性は、特定のイベントへの反応として生じることがよくあります。結局のところ、あなたは「ユーザーがXを知っていれば、この状況全体を回避できたのに」と言ったことが何度ありますか？IT専門家として、私たちはしばしば「修正者」であることに傾きがちです。エンドユーザーが知っておくべきことを知らないのを見て、すぐに修正モードに入り、膨大なIT知識を組織全体に広めようとします。反応的アプローチの問題は、問題を修正しようとする際の初期のモチベーションと勢いを維持することが非常に難しいことです。ニュースレター（または定期的なコミュニケーション）は、解決して忘れなければならないサービスデスクのチケットではありません。それは、エンドユーザーに定期的にコミュニケーションを提供し、彼らが成功するのを助けるためのコミットメントです。最初からこれを理解し、定期的に発行するための真のコミットメントを持ってください。これは、特定の日付に特定の人に特定のタスクを割り当てることを意味します。「時間が許す限り」ニュースレターに取り組むことは、成功した結果をもたらすことはほとんどありません。
助けること、教えないこと
関心を引くためには、エンドユーザーを助ける心構えが必要です。エンドユーザーにパスワード管理を上達させたい場合は、彼らの視点からアプローチする必要があります。「組織Xのパスワード要件」について書くのではなく、彼らの立場に立って考えます。必要があれば、なぜ彼らが遵守すべき要件を理解するのに苦労しているのか、数人に話を聞いてみてください。その後、「パスワードのリセットに問題がありますか？こちらの3つのヒントで簡単にしましょう」といったニュースレター記事を作成できるでしょう。これに加えて、他のグループからのニュースレターを読んでいるふりをすることもできます。IT専門家として、なぜ財務部門のニュースレターを読むのですか？個人的には、それが私の仕事を助けると思われる何かがある場合にのみ読みます。「部門予算を提出するための5つのヒント」というタイトルの記事を実際に読むかもしれません。非ITスタッフの関心を引くように書くことを確認してください。
コンテンツ戦略を持つ
コンテンツをうまく計画しないと、ニュースレターは最終的に失敗するか、狭いオーディエンスに届くことになります。組織全体で何が起こっているのかを把握し、ニュースレターのコンテンツをそれに合わせることが重要です。たとえば、監査が行われている場合は、エンドユーザーが監査要件を満たすのを助けるために関連する情報を含めます。四半期ごとの財務報告が必要な場合は、「会社のイントラネットを活用して報告書を時間通りに提出する方法」といった記事を作成します。コンテンツ戦略を策定する際は、ニュースレター全体でコンテンツを変えることも役立ちます。一般的なテーマ（「監査要件を満たすこと」など）を追うことができますが、コンプライアンスを満たすのに役立つ記事の種類を考慮してください。「方法」記事が1つ、「ジャニがデータ分析を活用して四半期の結果を達成した方法に関するストーリー」が1つ、「監査要件に関する「監査制御3.4.5について知っておくべき5つのこと」」といった記事が1つあるかもしれません。
イメージとマルチメディアを活用する
私は、システム管理者やセキュリティがHTMLメールを好まないため、テキストだけのニュースレター（そして退屈）を作成しようとするITグループをたくさん見てきました。ITニュースレターを読まれ、役立つものにするには、魅力的で視覚的に魅力的である必要があります。各記事には、その記事が何についてのものであるかを視覚的に表現した画像を含めます。可能であれば、組織内の画像を含めます。すべての方法記事には、ユーザーが何かを行う手順を説明する短い動画クリップを含めます。
長すぎないようにする
ITニュースレターの作成は、最初は非常に圧倒的に感じることがあります。まずは小さく始め、そこから構築していきます。最初のメールニュースレターを3つの記事といくつかの役立つリンクだけでリリースすることは完全に許可されています。どんなに小さくても、コンテンツを定期的に作成するスケジュールを立てます。それから、過剰か不足かを見て、それに応じて調整できます。覚えておいてください、あなたは組織に定期的に情報を提供することを約束しています。まずチーム内にその習慣を築きます。さらに追加したい場合は、常に追加できます。ニュースレターを作成することはマラソンであり、スプリントではありません。プロセスの初期段階でチームを早く燃え尽きさせて、わずか数回の出版後にニュースレターを失敗させないでください。読者数が増えるまで数ヶ月かかります。
個性を示す
あなたが気づいているかどうかは別として、あなたのIT組織には個性があります。それが何であるか分からない場合は、周りに聞いて、あなたのグループをどのように分類するかを見てみてください。あなたたちは「ITの支配者」なのか、「地下のオタク」なのか、「物事を成し遂げるグループ」なのか？ポジティブなイメージがある場合は、それを受け入れ、ニュースレターのテーマとして組み込みます。ネガティブなイメージがある場合は、それを新しいイメージを作成する機会として利用してください。たとえば、あなたのグループが「ITの支配者」として知られている場合、ニュースレターに「ファシリテーター」といった名前を付けることができます。もしあなたのグループがランチに出かけるのが好きなら、ニュースレターの最後に「私たちはランチ会議のためにレストラン「X」に行きました...私たちの感想はこれです」といった簡単な記事を含めることもできます。ここでの主なポイントは、組織にITグループを少しでも知ってもらうことです。あなたのグループのポジティブな印象を作り出してください。結局、ITグループはサービスプロバイダーであり、ビジネスの促進者なのです。知っている人を信頼する方が、「地下に住む支配者」を信頼するよりもずっと簡単です。
未来について話す
ニュースレターには、ITグループが提供する将来のプロジェクトやイベントについて何かを含めてください。ビジネス/ITの整合性は、どの組織でも挑戦的です。ニュースレターで未来について話すことにより、整合性に関する会話を促進します。おそらく、あるVPがやって来て、「プロジェクトXについてのニュースレターの記事を見ました。私はこのプロジェクトに興奮しており、私たちの領域に何をもたらすのか聞きたいです」と言うかもしれません。また、「プロジェクトXについて読みましたが、販売で行っていることと一致しているのか分かりません。プロジェクトYを代わりに実施すれば、私たちにとって本当に助けになるでしょう」と言われるかもしれません。ニュースレターは、すべての整合性の問題を解決することはできませんが、より良いビジネス整合性を生む会話を作る上で重要な役割を果たすことができます。
ITリーダーシップとベストプラクティス
これらの投稿は私自身の意見であり、BMCの立場、戦略、または意見を必ずしも表すものではありません。