BPMとワークフローマネジメントとケースマネジメントの違いとは？

誰かが新しい会社に参加したり、組織とのパートナーシップを確立したりすると、最初の質問の一つは通常「ここではどのように物事を行いますか？」です。会社の成熟度に応じて、その答えは創設者/オーナー/専門家に話すことで見つかるか、非常に詳細なHRマニュアルや、ホチキスの注文方法、休暇の申請方法、または機器の購入方法からの指示があるデジタルリポジトリに文書化されているかもしれません。

その「方法」は、ビジネス活動を定義し、入力、出力、シーケンス、および依存関係を含むプロセスフレームワークです。明確に定義されたプロセスは、組織内外での生産性を向上させることができます。組織が成熟するほど、ビジネスプロセスの定義、確立、監視、管理、改善において優れた管理が行われます。

プロセスの管理は、ビジネス戦略を実行する上での重要な成功要因であり、したがって組織はこの重要な実践に注力しています。この記事は、ビジネスプロセスの管理におけるBPM、ワークフローマネジメント、ケースマネジメントの三つの主要な実践の類似性と違いを明確にし、それらが何であるか、ビジネスプロセスの管理にどのように適用されるかを明らかにすることを目的としています。

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ビジネスプロセスマネジメント（BPM）

BPM.comのNathaniel Palmerは、BPMを「企業の目標をサポートするために、システム、従業員、顧客、パートナーを超えたビジネス活動フローのモデリング、自動化、実行、制御、測定および最適化を含む任意の組み合わせを含む学問」と定義しています。この広範な定義には、BPMは多様なプロセスのグループではなく、個々のビジネスプロセス（およびそのサブプロセス）に焦点を当てることが含まれます。BPMは、複雑さや不確実性のあるプロセスにあまり焦点を当てないより標準的なアプローチです。

BPMの主な目的は、繰り返し可能で定期的な性質を持つ標準のビジネスプロセスの運用効率と効果を向上させることです。ここでの前提は、プロセスがアプローチにおいて一貫しているということです。たとえば、購入要求プロセスを見てみると、方法論、タイムライン、限界、役割、エスカレーションの面でビジネスルールから設定された期待があります。したがって、改善は、特定の要求金額に対して必要な承認の数や、異なるカテゴリーの要求にどれくらいの時間がかかるかなど、可能な限りビジネスプロセスの合理化と自動化に焦点を当てます。

BPMはプロセスの実行には特に関心がありません。むしろ、BPMはプロセスを監視し、それを改善するために変更できるものを特定し、改善を実施することに焦点を当てています。

より深く理解するには、ビジネスプロセスマネジメントをご覧ください。

ワークフローマネジメント

ワークフローマネジメントは、主にビジネスプロセスの実行を調整することに関与しています。ワークフローは、ビジネスプロセス内の情報の状態と流れを特定します。したがって、ワークフローはビジネスプロセスのサブセットと見なすことができ、プロセス内で何が起こっているかを説明するために1つ以上のワークフローが使用される可能性があります（すなわち、活動内のシーケンシングと情報）。

BPMとは異なり、プロセスの実行はワークフローマネジメントにおいて重要です。ワークフローマネジメントの目的は、情報フローの管理を通じてビジネスプロセスがより良い結果を達成することを保証することです。その結果、ワークフローマネジメントは、秩序と予測可能性への焦点、スケーリングと最適化の能力から、主にビジネスプロセスの自動化に使用されます。

HRオンボーディングプロセスを考えてみてください。これは、異なるチームが新しい従業員を組織内に定住させ、適切なツールを持っていることを確認するために関与します。ワークフローマネジメントは、オンボーディングプロセスの各ポイントで必要な情報が何か、ならびに組織内で行われるオンボーディング活動のシーケンスに関心を持ちます。これは、HRがバックグラウンドチェックを実施し、ITからデバイスの調達をトリガーし、ファシリティからオフィススペースの準備を行い、実際に新しい従業員を受け入れる前に他の活動を行うプロセスの開始を見てみることを含むかもしれません。必要な情報とシーケンスは、オンボーディングプロセスを適切に進めるための重要な要素です。そうでなければ、従業員が到着する前に適切な準備ができていないと、組織は非常に無秩序に見えるでしょう。

可視性はワークフローマネジメントの重要な要素であり、流れを理解することは、プロセスの設計と実行に関与する人々が活動のシーケンスと情報の流れを視覚化できるときに最もよく行われます。ワークフローは、標準のビジネスプロセスマッピング表記を使用して最もよく視覚化されます。たとえば、BPMN v2.0（ビジネスプロセスモデルおよび表記）は、必要に応じてシンボル、コネクタ、スイムレーン、アーティファクトを使用してプロセスの活動とシーケンスをグラフィカルに示す方法を標準化します。

ケースマネジメント

ケースマネジメントは、特定のビジネス目的や結果を達成するために関連する活動のセットを処理することに焦点を当てています。BPMとは異なり、ここではあまり構造化されていない（緩く定義され、緩くリンクされた）プロセスに焦点を当てています。そのようなプロセスでは、結論は一貫したアプローチによって到達されるのではなく、最良の行動方針を決定するために人間の判断と直感が関与するかもしれません。ケースマネジメントは、プロセス実行において動的な行動やアドホックな意思決定が必要な複雑なケースにより適しています。

ケースマネジメントが適用される例は、調査プロセスであり、次の行動方針は予測または標準化できません。文脈が行動のシーケンスを駆動し、各ステップの実現された結果に基づいて決定が下されます。情報の可用性が結果を達成するための主要な推進力となります。適応性が選択されたアプローチであり、構造ではありません。

BPMとワークフローマネジメント

多くの人々がビジネスプロセスマネジメントとワークフローマネジメントを同じものとして互換的に参照しますが、それらは同じものではありません。

ビジネスプロセスマネジメント（BPM）は、ビジネスプロセスの設計、管理、分析、最適化の戦略であり、可能な限り自動化して効率を向上させることを目指します。目標は、プロセスを組織の目標に整合させ、継続的な改善を支援することです。

ワークフローマネジメントは、プロセス内でタスクのシーケンスを改善し、実行を向上させ、マンパワー、スキル、データ、システムを調整することに焦点を当てています。

主な違い

• 範囲：BPMはより広範で、複数のワークフローとプロセスを包含しますが、ワークフローマネジメントは個々のタスクフローに焦点を当てています。
• 目的：BPMは継続的なプロセス改善を目指しますが、ワークフローマネジメントはタスク実行の効率に焦点を当てています。
• 柔軟性：BPMシステムは、さまざまなパスやルールを持つ複雑なプロセスに対応できるように設計されていますが、ワークフローマネジメントシステムは通常、より直線的で簡潔なシーケンスに従います。
• フォーカス：BPMは高レベルの戦略、ガバナンス、最適化されたプロセスのエンジニアリングに関心がありますが、ワークフローマネジメントは業務の実行の詳細に関心があります。
• テクノロジー：BPMソフトウェアスイートはモデリング、自動化、分析をサポートしますが、ワークフローマネジメントツールはタスクを追跡し、リソースを調整するのに役立ちます。

BPMとケースマネジメント

ビジネスプロセスマネジメントは、ケースマネジメントと同義と見なされることもあります。ここでの違いは以下の通りです：

BPMは効率と効果のためにビジネスプロセスを最適化し、ワークフローを設計し、パフォーマンスを分析し、可能な限り自動化を目指します。

ケースマネジメントは、予測不可能な状況と進化する状況に柔軟なアプローチを提供し、固い情報で意思決定を支援し、結果を達成するための作業計画とプロセスを作成します。

主な違い

• 構造：BPMは簡単に定義でき固定されたワークフローに最適ですが、ケースマネジメントはワークフローが迅速に適応する必要がある変化の速い状況に最も役立ちます。
• プロセス：BPMは、作業が標準化できる状況やプロセスが繰り返し可能な状況に適しています。ケースマネジメントは、知識が意思決定や努力を導く予測不可能な状況で機能します。
• 結果：BPMは効率と一貫性を目指しますが、ケースマネジメントは適応性に焦点を当てます。
• 意思決定：BPMでは、プロセスのルールが決定を支配します。ケースマネジメントでは、文脈とデータが人間の判断をサポートします。
• テクノロジー：BPMソフトウェアは自動化と最適化をサポートします。ケースマネジメントツールは、柔軟で適応可能なワークフローをサポートします。

ケースマネジメントとワークフローマネジメント

ケースマネジメントとワークフローマネジメントは、プロセス、ワークフロー、意思決定、出力を管理するためのアプローチですが、同じものではありません。

ケースマネジメントは、流動的で変化可能な作業を引き受ける柔軟なアプローチであり、新しい情報や管理決定の変化に応じてワークフローが流動的です。

ワークフローマネジメントは、明確な依存関係を伴った特定の順序でタスクのシーケンスを構造化し、リソースを調整し、効率的で繰り返し可能なプロセスを自動化して予測可能な結果を得ます。

主な違い

• 作業の性質：ケースマネジメントは非構造的で動的な作業に使用され、ワークフローマネジメントは構造化されたルーチンタスクに使用されます。
• 構造：ケースマネジメントは動的で適応可能ですが、ワークフローマネジメントは事前に定義されたシーケンスを設定します。
• 柔軟性：ケースマネジメントシステムは変更に適応可能であり、明確な開始から終了までのシーケンスがないプロセスを処理できますが、ワークフローマネジメントシステムはより厳格で、設定された経路に従います。
• 適用：ケースマネジメントは複雑な意思決定プロセスで使用されることが多いですが、ワークフローマネジメントはタスクのシーケンシングが明確で繰り返し可能なプロセスで適用されます。
• 意思決定：ケースマネジメントの決定は、変化する状況によって駆動されます。ワークフローマネジメントはルールベースです。

三つの選択肢の選び方

三つの実践の間には多くのシナジーがあることは明らかです。しかし、違いを理解することで、組織は最適な応用をより良く評価し、これらのアプローチ間の柔軟性を活用することができます。

• BPMは構造化され繰り返し可能なプロセス活動に最適です。
• ケースマネジメントは、結果を達成するためにプロセスに非構造的なアプローチを必要とする特定の領域に最適です。
• ワークフローマネジメントは、プロセス活動の管理において情報フローが主要な推進力である場合に最適です。

適切な実践を選択する際に重要なのは、ビジネスコンテキストの進化の速度と望ましい結果です。

これらの投稿は私自身の意見であり、必ずしもBMCの立場、戦略、または意見を表すものではありません。